你以为自己 Expert 用 Word 了咩?未必~11 个实用小技巧,报告、 Assignment没烦恼!

无论学生或打工仔,我们都有一个 mutual friend 叫 Microsoft Word~忙起来,我们见它 的次数还多过见妈妈…

作为最常用的神级办公软件,小编以为用 Word 只是小菜一碟,结果上网搜了搜,哎哟才发现不是哦,还有一大堆我不懂的功能和技巧科科:

PS: 若哪些操作和最新的 word 版本不符,那你就原谅小编呗~

 

1)(Ctrl) + (S),“Fi楼”记得拼命 save (ps: 这个我会)

不想呕心沥血写到一半的档案被停电干掉,最好养成每打完一句话就快速存稿的习惯。 (Ctrl) + (S),无敌顺手。

 

2) Short Cut 大全,不记起来你的生活很痛苦

全选:[Ctrl]+[A]
複製 :[Ctrl]+[C]
剪下:[Ctrl]+[X]
贴上:[Ctrl]+[V]
存档:[Ctrl]+[S]
字型粗体:[Ctrl]+[B]
斜体:[Ctrl]+[I]
底线:[Ctrl]+[U]
文字置左:[Ctrl]+[L]
置中: [Ctrl]+[E]
置右: [Ctrl]+[R]
还原(上一步): [Ctrl]+[Z]
列印: [Ctrl]+[P]
开启旧档: [Ctrl]+[F2]

 

3)「段落」和「换行」的差别

简单来讲咧,按[Enter]后再输入的内容就是新的一个“段落”;而按[Shift]+[Enter]则是在同一段落里进行换行的动作,换行后输入的内容仍属于原段落。

如果没有运用妥当,你在调整段落设定时,会发现文章好像经过世界大战那样乱乱哒!

 

4)按 (Tab)才是正确缩排,别再算你按了多少下 (Space) 白痴齁 (哦哦原来是酱紫我现在会了~)

中文写作方式在每段的开头都会缩排两个字的位置,但是常常有人却以按四次 space 或是切换到全形后按两次空白键来缩排,这样的做法虽然看起来差不多,但实际上是错的。正确的缩排只要按一次按键,而且不需要每个段落前都要自己按空白键缩排,有简便的功能,为何不用呢?

按一下[Tab],文章就会自动缩排两个中文字的空间。当段落完成后,按[Enter]换到下一个段落时,WORD 就会自动帮你把下段的第一行缩排,不用再调整一次。

 

5)特殊的单位或符号怎麽输入?

要用到「℃」、「$」符号哪里找? 切换到[插入](Insert),在视窗右边就可以找到插入符号的「特殊符号」区块,一般的符号都能在这里找到。

 

6)用[F4]快速键重覆上一个动作

如果你有一大堆不同区域的文字要改变样式(例如:改变大小、加粗、加底线…等)除了用複製格式的小毛刷外,你也可以按键盘的[F4]来重複上一个动作。不过和小毛刷不同的是,[F4]是重複上一次动作,也就是说上个动作若是把文字加粗,选取目标文字后按下[F4]就可以把文字设粗体;小毛刷则是複製文字上的所有格式到下一个文字上。

 

7)(A)、(B)、(C) 这种编号如何自动产生?

输入编号都用 Manually 做的话,遇到换行或有阶层上的区别时会产生对齐困扰烦死了,因此在给事项编号时,善用 WORD 的编号功能就能事半功倍好轻松哟。

在(Home)的列表中,可找到如上图红框的编号功能,通常会用到的是左起第一、二个,也就是项目符号和编号;右边的是多层次清单,这个项目大多是给章节用的

当点下项目符号或是编号后,WORD画面上就会出现对应的符号。如下面这张图,A、B两个编号的阶层1都是使用编号,阶层2也是使用编号,阶层3(项目1、2)使用的则是项目符号。

在哪个阶层使用什麽符号可以自由设定。在编号或项目上按一下滑鼠右键,选择要更改为编号或项目符号后,右边会出线编号库供你选择。如果找不到需要的编号时,可以从编号库下面的[定义新的编号格式]来修改。

设定编号阶层类型
阶层的缩排方法:

同一个阶层要换下一个项目只要按[Enter]即可,但当下一个项目或编号要设定为第二阶层时,则将word的「I」指标移到该项目的最前面,然后按下[Tab]键即可缩排到下一阶层。

 

8)如何正确让下一个章、或下一段从在新页开始?(你以为一直 enter 到下一页那就蠢了)

嫑太小看 WORD 哦,其实分页的方法 WORD 早就安排好。不想手动调整到天荒地老的方法,就是使用一项叫「分页符号」(Page Break)的功能(上图)。按 Insert–Pages即可找到。

简单来说,插入 Page Break 之后的内容一律从新页开始。通常我们会把它插在每个章最后一行底下,插入后,就算你在上一个章节做 2589次变动,章节和章节之间也不会纠缠在同一页哦好厉害。

 

9)如何设计 formula?

 

在 Insert 栏中选择 “Symbol”,然后点击 “”Equation“ 即可选择你要的方程式;如果列表中没有你想要的,可在下方选择 ”Insert New Equation“。

 

10)怎样用 Word 来 Edit 或 Crop 照片?

嫑以为一定要用其他软件才可以 edit照片,基本的更改 word还是可以做到。先Double click 你的照片,然后你会发现上方的列表会出现 ”Crop“选项,点击后即可自行剪裁超方便哒~

 

11)Table of Content,手动输入也很方便

Table of Content 是很多人的恶梦!选择 ”References“–”Table of Content“–”Manual Table“ 就可轻松插入一个目录模板。你只要根据自己的报告修改标题和页数就 OK 鸟。如果模板的行数不够用,直接 Copy Paste 整个table,在下方继续做就好。

那些「………………」是 WORD 自动产生的,会根据你的标题长度改变,不会因为标题过长而把页数往下一行换,如下图

 

可能你已经对 Word 的功能了如指掌,但也要体谅一下我们这种半桶水的普通人哟~希望这些技巧可让你们工作轻松一点点~

资料整理自:Werboy

 

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